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2013年10月8日 星期二

科技報告寫作通用手冊推薦序

本手冊是為科技報告寫作者而編寫;清楚展示「知識內容」與「文字形式」的密切關聯,強調寫作報告不只是專注「該寫甚麼」,「該怎麼寫」也同等重要。手冊係依據寫作中心與工業技術研究院產業經濟與趨勢研究中心(IEK)近四年合作經驗,以IEK工程師的科技報告為範例,加以剖析編寫而成,深入淺出,是一本可讀性與實用性均高的佳作。
全手冊分上、中、下編三部份;上編「自我檢查」兩章,「三種常見報告類型」分別是「現象分析」、「發展評估」與「觀點呈現」,解說每一種類型行文特點,第二章「寫作思考與解答」以對話方塊提示前兩類型報告寫作時的注意事項,由「問題與討論」引導學習者針對重點更深入的探索與思考問題。以手冊近一半的篇幅,使讀者對科技報告基本寫作類型有適當的認識。
中編「從無到有,打好報告的地基」有「量身打造的標題」、「文章推進器-主旨句」、「引人入勝-段落組織層層解密」等三章;擬定報告標題的原則是「精確」與「概括」,並舉例說明全文與內文標題的擬定策略及兩種標題間的相互關係。第四章主張以每個段落第一個句子為主旨句,全篇主旨句的內容須回應主題,各段主旨句則凸顯段落焦點,如此帶給讀者條理清晰、主張明確的第一印象,報告的整體觀點也較為讀者理解、吸收;段落組織包含四部份:「前言」應具備主題意識、研究策略與步驟、研究目的,有時可彈性置入相關背景或重要說明,以有效引導讀者進入報告主體;「結語」是回顧全文的最後一筆,內容應能呼應「前言」主題意識、重述報告要點以及提示未來研究與發展方向。「單一段落」應只有一個核心主題,「說明式段落」句意承接連貫或文句平行並列,「論證式段落」以因果關係為最基本結構,有時以轉折關係推展論點。「段落切分與連繫」舉例說明段落主旨與內容的關係,並分析段落之間應如何承接、扣合;本編約占手冊四分之一的篇幅,指出報告「成篇」的基本原則,提供了簡明而實用的建議。
下編「從有到好,打造好句子和文章」包括「常見的行文謬誤」、「常見的病句」、「預設讀者與各類用語」與「基本標點符號與使用原則」四部份,是所有領域寫作須知,清晰扼要,有利於文字精確表達,值得參詳。
在引言中,作者舉出假想對象為曾向缺乏相關背景知識的客戶解釋商品功能、向非技術背景出身的主管做簡報或向公司內業務解釋你的研發內容而感「有心無力」、「捉襟見肘」的新進科技工作者;由於範例取自IEK工程師,手冊似專為IEK「量身打造」,但實際適用範圍遠較廣泛;由於多數科技工作者並未有機會接受寫報告專業訓練,善者經長期摸索而勉強達到「無師自通」,其餘大多數人的寫作水準可以「亟待加強」形容;本手冊提供專業寫作知識,展示如何清楚呈現工作或知識內容,給予的建議,具體而通用,舉凡科技工作者,皆可「開卷有益」,甚為難得。
綜觀全手冊,作者似乎有意避開另一重要報告類型,即實驗研究成果報告以及研究論文,也就是實驗研究者主要報告類型,未來如能將此一報告類型納入,將更能嘉惠莘莘學子;另一方面,現今報告之前多有摘要,手冊如能在這方面略加著墨,將更趨完善。

最後是有關手冊名稱問題:「報告好好寫」,可有「好好寫報告」之意,也可有「讀了本手冊,寫報告變容易了」之意。在細讀本手冊之後,個人體認應是「兩者皆宜」的雙關語,相信須要「好好寫報告」而希望「報告好好寫」的科技工作者都能深感「惠我良多」。

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